强化流程管控构建长效机制——河南邮政推动业务外包规范化管理实践

作者：中国邮政报记�� 贾红�� 通讯�� 王振��来源:中国邮政��发布时间��2024-02-28

　　2023年以来，针对集团公司外包专项巡视发现的问题和专项整治工作要求，河南省邮政分公司结合本省实际，以效率提升、流程优化、企业增效为目标，研究制定《业务外包实施细则》，明确职责分工，强化流程控制，加快构建外包规范化管理长效机制，变“专项行动”为“常态监管”，实现业务外包全过程闭环管理��

　　截至2023��12月，河南邮政外包专项整治成本压降3.65亿元，压降比例达16.64％，超集团公司下达目��0.23个百分点；助推全省邮政寄递业务五大环节成本全部实现压降，累计压降成本��4.91亿元，总体件均成本降幅��7.33％，其中收寄、内部处理、投��3个环节外包平均单价水平均居全国邮政前4位��

　　成立工作专班提升审批效率

　　“外包劳动定额高于省分公司核定标准，企业自有人员劳动定额也均达标。但方案中没有明确超定员人员的具体安置分流情况，需要予以补充完善。��

　　“设备配备及利用率情况还有些不全面，缺少摆轮的利用率情况。��

　　“服务质量内容符合规范标准，无异议。��

　　…��

　　这是日前由河南省分公司业务外包工作专班牵头召开的一次联席会议，会议对《漯河市分公司邮区中心内部处理环节业务外包实施方案》进行审核。这样的联席会议，基本上每周都要召开，业务急需时随时召开��

　　一项业务外包，往往涉及多个部门、多个环节。由于各部门缺乏整体统筹、各环节缺少衔接管控等原因，造成外包项目推进难、问题多，难点、断点、堵点层出不穷。为进一步规范管理，解决业务外包存在的审批多头管理、审核久拖不决等问题，经过深入研讨并结合本省实际��2023��6月，河南省分公司出台《业务外包实施细则》，从职责分工、流程与控制、服务安全、奖励与违规问责等方面建章立制，使外包管理有章可循、有规可依��

　　依据实施细则，河南省分公司强化组织领导，构建管理架构，成立了业务外包工作领导小组和业务外包工作专班。领导小组由省分公司总经理任组长，分管副总经理任副组长；工作专班由省分公司财务部统筹，承担牵头抓总、统筹协调、指导督促、监督考核职责。设立省、市两级业务外包工作专班，加强专班人员配备，在总编制范围内调剂增设外包管理专岗，明确专兼职人员，压紧压实各部门、各单位外包管理责任，做到事事有人管、项项有人盯、环环有人控��

　　业务外包工作专班的成立，改变了原来各外包需求单位向多个业务主管部门提交需求方案的流程，由工作专班统一受理，并对方案内容进行初审，初审通过后再提交各相关部门审核。对部门意见冲突、问题类型较多的外包方案，由工作专班组织召集联席会议进行研究解决��

　　截至2023年底，河南省分公司业务外包工作专班协同相关部门先后出台了40余项业务外包相关制度，重新梳理了各相关部门职责及工作流程，设计了业务外包项目流程控制图，完善了业务外包管理监督、奖惩等机制，明确了业务外包由谁管、管什么、如何管、谁考核、考核谁等，使得外包项目有人审、问题有人管、工作有人促，从根本上提升了外包管理的规范化水平。目前，审核业务外包项目申请179份，期限内办结率96.01％，有效提高了外包方案审批效率和质量��

　　创建管控工具实现源头治理

　　河南省分公司在推进业务外包工作中，坚持问题导向，通过建立错层监督考核体系、预算执行分析通报机制、单价分析体系、项目管理台账等，从源头上实现外包规范化管理��

　　建立外包管理错层监督考核体系，强化常态监管。河南邮政把外包管理作为“一把手工程”，纳入各单位战略绩效考核。制定并下发业务外包日常管理考核办法，将外包费压降目标、预算偏离度、效率指标、外包方案审核、重点工作推进以及巡视巡察、审计发现外包存在问题等作为重点内容，突出对各部门、各单位及关键岗位考核，形成一级抓一级、层层抓落实的外包管理格局��

　　建立预算执行分析通报机制，以预算硬约束强化预算引领。河南邮政完善外包费用零基预算模型，优化预算编制流程，及时下达企业年度预算和分条线、分环节外包预算。要求各单位将外包费年预算分解到月，并按月通报预算执行情况，对费用增长异常、预算执行偏差较大等行为实行黄色、红色两级预警管理，被预警单位要立即对预警事项进行分析，查找问题原因，制定整改措施。因超预算被红色预警的，省分公司暂缓对其外包费资金的支付��

　　建立业务外包单价分析体系，让数据“会说话”。河南邮政以“三把尺子”开展外包数据分析，分环节、分单位监督管控业务量变动有无异常、费用压降比例是否达标、成本列账是否完整规范等。对业务外包成本压降推进力度不足的单位和环节，以月度通报或督办等形式，督促、指导其对存在问题深刻剖析原因，明确整改时限，确保实现外包压降目标��

　　建立业务外包项目管理台账，落实“四个到人”。河南邮政以外包专项整治台账为基础，建立涵盖需求、合同、预算、业务量、外包费用、压降管理等关键信息的业务外包项目管理台账，责任到人、任务到人、目标到人、考核到人，实现对全省邮政所有外包项目、外包合同的全覆盖管控。同时实行台账上报管理机制，经工作专班初审后，发送各业务主管、职能部门相互借鉴、取长补短，逐步形成横向协同、纵向贯通的日常外包项目管理台账工作机制��

　　“创建管控工具，就是要对业务外包工作中存在的问题进行精准定位、靶向施策，有效防范各种风险隐患，以长效机制实现规范化管理。”河南省分公司总经理、业务外包工作领导小组组长熊勇武说��

　　聚焦生产效能助推降本增效

　　业务外包作为一种新型经营策略，是企业集中有限的资源和能力，专注核心业务、提高资源利用率、提升市场竞争力的有效手段。因此，按照邮政企业劳动定额标准、人均处理效率目标等核心指标，以“三把尺子”对标对表，严把业务外包范围、需求和价格等关键要素，深挖自有资源，推进流程优化、效能提升，成为河南省分公司推动邮政业务尤其是寄递业务降本增效的重要“利器”��

　　依据集团公司规定及《业务外包实施细则》，河南省分公司明确规定核心业务环节不得外包、外包单价高于自营单价不得外包、企业自有资源挖潜不够不得外包、生产支撑能力能够满足业务发展需要不得外包。编制业务外包项目实施方案，必须包含需求分析、成本分析、规范标准等。对于外包单价高于自营单价、本地区行业单价和同类省最优单价中任何一项的外包方案，外包专班和业务主管部门不得审核通过，采购部门不得实施采购��

　　郑州邮区中心聚焦生产效能，按照专项整治要求全面梳理内部处理作业流程，厘清业务外包作业界面，深挖自有人员定额达标，科学合理划分外包作业标段，运用定价模型合理确定外包上限控制单价。通过公开招标，内部处理外包平均单价较上一年压��0.09元／件，累计实现外包费压��8600余万元��

　　南阳市邮政分公司聚焦投递能力不足导致的时限压力大、投递成本高等问题，通过合同期内议价、建设邮政自提点、复用社会驿站、推行甩点直投等提高支撑能力，将快递包裹转自提占比提升��87.40％，甩点直投占比提升��42.97％，有效缓解了投递压力，投递时限质量显著提高，特快和快包及时妥投率分别达到97.98％��99.87％，推动投递环节外包成本下��21.11％，压降金额731万元��

　　信阳市邮政分公司通过盘活自有人员和自有车辆，将信阳至广州邮路由委办改为自办，通过盘活自有人员和自有牵引车辆，整体委办运费减少300万元。同时，还将驾驶员、自有车辆的日均行驶里程分别提升��600公里��700公里以上；建立全口径用工管控机制，紧盯自有人员定额达标，聚焦结构性冗员环节，严审业务外包方案，将优化出的自有人员充实到揽投等一线生产及网点保安岗位��2023年优化自有人��260人，节约外包费约1282万元��

　　面对客服业务外包缺少劳动定额的情况，河南省分公司外包专班成立伊始，就会同服务质量部、人力资源部赴洛阳、漯河、安阳等地开展劳动定额写实，将每个工单处理流程、环节、步骤进行拆分，以秒为单位，测算出各类工单的劳动定额，以定额的固定促进客服外包定价模型的科学化，目前已相继完成了7个市分公司区域客服和2个单位主动客服外包方案的审核、采购签报及合同签订等工作��

　　2023年，河南省分公司严把业务外包方案审核关，推动全省寄递业务三个环节外包平均单价水平居全国邮政领先位置，其中，收寄环节居第3位，内部处理环节居第4位，投递环节居��4位��

????